| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Inscripción en ventanilla |
- Líder de proyecto - Auxiliares Administrativos |
Oficio de Solicitud de subsidio de mejoramiento de vivienda
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Las personas interesadas en el programa de mejoramiento de vivienda se inscriben en ventanilla de la Unidad de Gestión de Vivienda, adjuntando la factura de predial, certificado de unidad de gestión del riesgo y copia de cedula. (No se inscriben la vivienda que se encuentran en suelo condicionado) |
| Cruce de bases de datos |
- Líder de proyecto |
Base de Datos programa Mejoramiento de Vivienda
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Se hace el cruce de la cédulas de las personas para identificar las que tienen otra vivienda o han recibido subsidio de vivienda |
| Contacto Inicial con los solicitantes |
- Líder de proyecto - Auxiliares Administrativos |
Base de Datos programa Mejoramiento de Vivienda
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Una vez se tienen los listados de familias que desean acceder al programa, ya filtrados, se procede a realizar llamadas telefónicas, para verificar si están interesados en el mejoramiento de vivienda y se programa visita domiciliaria. |
| Priorización de Visitas |
- Líder de proyecto |
Base de Datos programa Mejoramiento de Vivienda
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Se priorizan las visitas que tengan más antigüedad en la solicitud, los desplazados y discapacitados |
| Visita domiciliaria |
- Líder de proyecto - Técnico Operativo |
- instrumento para valoración de obra en mejoramientos de vivienda - requisitos para la solicitud de mejoramiento de vivienda y saneamiento básico
Base de Datos programa Mejoramiento de Vivienda
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En la visita domiciliara se diligencia el formato de Acta de Visita, se prioriza con el beneficiario las necesidades de la vivienda, que serán el objeto de mejoramiento. Las visitas se realizan con el Técnico Operativo de la oficina, o uno de los ingenieros contratistas. Una vez se verifica que la vivienda se puede mejorar se procede a solicitar los documentos para acceder al programa |
| Recepción de documentos |
- Auxiliares Administrativos |
- solicitud para mejoramiento de vivienda
Formato de Solicitud para mejoramiento de vivienda. Base de Datos programa Mejoramiento de Vivienda
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Las personas visitadas se convocan para que se acercan a la Unidad de Gestión de Vivienda y adjuntan la documentación que se solicitaron en la visita inicial y se diligencia el formato de estudio socioeconómico. |
| Realización de presupuestos |
- Técnico Operativo |
Expediente Postulación al programa
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Se realizan los presupuestos estimados por cada vivienda a la luz del programa CRYSTAL |
| Revisión de documentos |
- Líder de proyecto |
- hoja de chequeo para mejoramiento de vivienda
Expediente Postulación Hoja de Chequeo para Mejoramiento de Vivienda
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Una vez las familias aportan los documentos para acceder al mejoramiento, estos son revisados para verificar si cumplen los requisitos del programa y se les informa sobre el proceso a seguir |
| Estructuración de carpeta por beneficiario. |
- Auxiliares Administrativos - Líder de proyecto |
- hoja de chequeo para mejoramiento de vivienda
Hoja de Chequeo Expediente Postulación
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Se estructuran las carpetas por cada beneficiario y se verifica con hoja de chequeo sus contenidos |
| Comité de subsidios |
- Líder de proyecto - Secretario de Despacho Obras Públicas |
Acta del comité de subsidios
resoluciones de adjudicación
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Una vez las familias reúnen los requisitos para acceder al programa, se pasan a aprobación del comité de subsidios y luego se realiza la resolución motivada. |
| Etapa precontractual |
- Secretario de Despacho Obras Públicas |
Expedientes Postulaciones
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Se cruzan los presupuestos programados por beneficiarios seleccionados y se determina el costo total a invertir |
| Solicitud de documentos administrativos |
- Profesional Especializado |
CDP Certificado BPIM Certificado PAA
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Solicitud de CDP, Certificado de Banco de Proyectos y Certificado de Plan de Adquisiciones |
| Elaboración de documentos para iniciar proceso contractual |
- Profesional Especializado |
Pliegos de Condiciones Invitación Publica Estudios Previos Análisis del Sector Matriz de riesgo
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Elaboración de Pliegos de Condiciones o invitación publica y/o Estudios Previos y/o Análisis del Sector y/o Matriz de Riesgo según sea el caso. |
| Entrega de los documentos precontractuales para revisión jurídica |
- Abogado Designado |
Pliegos de Condiciones Invitación Publica Estudios Previos Análisis del Sector Matriz de riesgo
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Consolidación de observaciones e impresión de documentos en su versión final. |
| Cargue en el SECOP |
- Abogado Designado |
Secop II
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Procedimiento de cargue según instructivo de página COLOMBIA COMPRA EFICIENTE |
| Selección de proponentes |
- Abogado Designado - Profesional Especializado |
SECOP II
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En la plataforma SECOP II se realiza el procedimiento correspondiente de selección del contratista. |
| Proceso contractual |
- Abogado Designado |
SECOP II
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Legalización del contrato |
| Reunión de socialización con los beneficiarios |
- Líder de proyecto - Técnico Operativo |
Acta de Reunión
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Una vez se tiene elegido el contratista que ejecutara los mejoramientos de vivienda se procede a reunir las familias beneficiarias para presentar el programa de mejoramiento, al contratista y se hacen las recomendaciones sociales y técnicas del caso |
| Visita de entrega al contratista del mejoramiento de vivienda |
- Líder de proyecto - Técnico Operativo |
- acta para visitas de inspección, observación o recolección de información
Acta de Visita
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Se programa visita con el contratista ejecutor a cada una de las viviendas para verificar las obras que se realizaran en cada una de las viviendas, se hacen nuevamente las recomendaciones del área social y técnica a las familias |
| Visita de Seguimiento, realizada por el área social y técnica al mejoramiento en compañía del contratista |
- Técnico Operativo - Líder de proyecto |
- acta para visitas de inspección, observación o recolección de información
Acta de Visita
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Durante el proceso de ejecución de las obras del mejoramiento de vivienda se realizan visitas domiciliarias para verificar la satisfacción del usuario, en cuanto al proceso realizado. |
| Recibo de Obra |
- Líder de proyecto - Técnico Operativo |
- acta de recibo de mejoramiento de vivienda
Acta de recibo de mejoramiento de vivienda
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Una vez finalizado el mejoramiento de vivienda se hace visita con el contratista se mide las obras realizadas y se recibe a satisfacción |